Een club als Royal Baudouin draait op sportieve inzet, maar ook op een goede administratieve organisatie.

Achter elke speler, trainer, vrijwilliger en ploeg zit heel wat administratie: ledengegevens, attesten, certificaten, inschrijvingen, opleidingen en administratieve verplichtingen.

We zoeken iemand die mee wil zorgen voor een correcte, actuele en vlot georganiseerde administratie en die mij hierin kan bijstaan.

Jouw verantwoordelijkheden

Ledenadministratie

• Je helpt bij het beheren en actualiseren van de ledengegevens.
• Je controleert of de gegevens van spelers, ouders, trainers en andere clubleden correct en volledig zijn.
• Je helpt bij het verwerken van wijzigingen zoals nieuwe leden, uitschrijvingen, adreswijzigingen en wijzigingen van functie of ploeg.
• Je ondersteunt bij de administratieve opvolging van spelers, trainers en vrijwilligers.

Attesten & certificaten

• Je volgt de verschillende attesten en certificaten binnen de club op.
• Je houdt bij welke documenten vereist zijn en voor wie.
• Je zorgt ervoor dat documenten tijdig worden aangevraagd, ontvangen en geregistreerd.
• Je volgt de geldigheid van certificaten en attesten op en signaleert wanneer actie nodig is.
• Je ondersteunt trainers, vrijwilligers en andere clubleden wanneer zij administratieve documenten nodig hebben.

Ledenbeheersysteem

• Je helpt bij het correct configureren en onderhouden van ons ledenbeheersysteem.
• Je beheert waar nodig categorieën, functies, teams, rollen en andere administratieve instellingen.
• Je controleert regelmatig of de gegevens en configuratie overeenkomen met de actuele werking van de club.
• Je helpt mee om administratieve processen zoveel mogelijk eenvoudig en efficiënt te maken.
• Je signaleert problemen of verbeterpunten en werkt hiervoor samen met de verantwoordelijke voor het clubbeheer.

Administratieve opvolging

• Je helpt bij het opvolgen van administratieve deadlines en verplichtingen.
• Je houdt overzicht over lopende administratieve zaken.
• Je zorgt ervoor dat belangrijke documenten en informatie correct worden bijgehouden.
• Je ondersteunt het bestuur bij administratieve taken wanneer nodig.
• Je denkt mee over hoe we repetitieve administratieve taken kunnen vereenvoudigen of automatiseren.

Wie zoeken we?

We zoeken iemand die:

• nauwkeurig en georganiseerd werkt;
• graag structuur brengt in administratie;
• vlot met digitale systemen kan werken;
• zelfstandig taken kan opvolgen;
• discreet en zorgvuldig met ledeninformatie omgaat;
• problemen niet alleen signaleert, maar ook graag naar een oplossing zoekt;
• bereid is om zich de werking van onze systemen eigen te maken.

Je hoeft geen expert te zijn in ledenadministratie. Een goede digitale ingesteldheid, nauwkeurigheid en zin voor organisatie zijn belangrijker.

Wat bieden we?

Je krijgt een belangrijke rol achter de schermen van de club en helpt ervoor zorgen dat onze administratieve werking betrouwbaar en overzichtelijk blijft.

Je werkt nauw samen met het bestuur en ondersteunt de verantwoordelijke voor het algemene administratieve en digitale beheer van de club.

Het doel is eenvoudig: minder administratieve zorgen, meer structuur en meer tijd voor de werking van de club.

Materiaalmeester

Als materiaalmeester ben je het centrale aanspreekpunt voor alles wat te maken heeft met het sportmateriaal van de club. Je zorgt ervoor dat spelers, trainers en keepers kunnen rekenen op materiaal dat beschikbaar, verzorgd, veilig en in goede staat is.

Je beheert zowel het trainingsmateriaal als de keepersoutfits en waakt over de orde en het correcte gebruik van het materiaal.

Jouw verantwoordelijkheden

Keepersmateriaal

• Je houdt een actuele lijst bij van de keepers binnen de club.

• Je registreert welke keeper welke outfit en welk materiaal heeft ontvangen.

• Je volgt de staat en kwaliteit van de keepersuitrustingen op.

• Je zorgt ervoor dat materiaal dat versleten, beschadigd of niet langer geschikt is, wordt vervangen of uit circulatie wordt genomen.

• Je coördineert de teruggave en controle van keepersmateriaal wanneer een speler stopt, van categorie verandert of de club verlaat.

Trainingsmateriaal

• Je beheert het trainingsmateriaal van de club, zoals ballen, kegels, hoedjes, hesjes, sticks en ander trainingsmateriaal.

• Je houdt toezicht op de kwaliteit en beschikbaarheid van het materiaal.

• Je verwijdert beschadigd of versleten materiaal en zorgt, in overleg met het bestuur, voor tijdige vervanging.

• Je volgt het verbruik van materiaal op, met bijzondere aandacht voor de hockeyballen.

• Je signaleert tijdig wanneer bepaalde materialen moeten worden bijbesteld.

Materiaalcontainer

• Je bent verantwoordelijk voor de orde en netheid van de trainingscontainer.

• Je zorgt ervoor dat het materiaal logisch en overzichtelijk wordt opgeborgen.

• Je waakt erover dat materiaal na trainingen opnieuw op de juiste plaats wordt opgeborgen.

• Je maakt duidelijke afspraken met trainers en andere gebruikers over het gebruik en terugplaatsen van materiaal.

Opvolging en organisatie

• Je houdt een eenvoudig en actueel overzicht bij van het beschikbare materiaal.

• Je rapporteert aan het bestuur wanneer materiaal moet worden vervangen of aangekocht.

• Je denkt mee over een efficiënt en duurzaam materiaalbeheer.

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor trainers, keepers en andere clubleden wanneer er vragen of problemen zijn rond sportmateriaal.

Wie zoeken we?

We zoeken iemand die:

• georganiseerd en praktisch ingesteld is;

• graag zorgt dat zaken in orde zijn;

• zelfstandig kan werken en initiatief neemt;

• zorgvuldig omgaat met materiaal en middelen van de club;

• bereid is om regelmatig de materiaalcontainer en het beschikbare materiaal te controleren;

• duidelijk kan communiceren met trainers, spelers en het bestuur.

Je hoeft geen materiaalkenner of hockeyspecialist te zijn. Een gezonde dosis verantwoordelijkheidszin, organisatie en praktisch inzicht is belangrijker.

Wat bieden we?

Je krijgt de kans om een concrete en belangrijke bijdrage te leveren aan de goede werking van onze hockeyclub. Dankzij jouw inzet beschikken onze spelers en trainers over het juiste materiaal op het juiste moment en blijft het materiaal van de club in goede staat.

De functie kan worden opgenomen als vrijwilligersfunctie binnen de club, in overleg met het bestuur.

Verantwoordelijke Communicatie & Social Media

Een hockeyclub leeft niet alleen op het veld. Wedstrijden, trainingen, tornooien, stages, activiteiten, vrijwilligers, sponsors en natuurlijk onze spelers vormen samen het verhaal van onze club.

Als verantwoordelijke Communicatie & Social Media zorg je ervoor dat dit verhaal zichtbaar wordt en dat onze leden goed geïnformeerd blijven.

Je bent het centrale aanspreekpunt voor de communicatie van de club en zorgt ervoor dat de juiste informatie via het juiste kanaal bij de juiste mensen terechtkomt.

Jouw verantwoordelijkheden

Interne communicatie

• Je zorgt ervoor dat belangrijke informatie van het bestuur, de sportieve werking en de verschillende clubverantwoordelijken tijdig wordt gecommuniceerd.

• Je helpt bepalen welke informatie via welk kanaal wordt verspreid: website, e-mail, WhatsApp, sociale media, nieuwsbrief...

• Je verzamelt informatie bij trainers, teambegeleiders en verantwoordelijken binnen de club.

• Je zorgt ervoor dat communicatie duidelijk, correct en begrijpelijk is voor onze leden en ouders.

• Je bewaakt de planning van belangrijke communicatie en vermijdt dat belangrijke berichten verloren gaan tussen andere informatie.

Social media

• Je beheert de sociale-mediakanalen van de club.

• Je zorgt voor een regelmatige en gevarieerde aanwezigheid op sociale media.

• Je brengt wedstrijden, tornooien, evenementen, stages, kampioenen en andere clubactiviteiten in beeld.

• Je zet onze spelers, trainers, vrijwilligers en teams regelmatig in de kijker.

• Je maakt of verzamelt foto's, video's en andere content en zorgt ervoor dat deze op een aantrekkelijke manier worden gebruikt.

• Je speelt in op leuke momenten en gebeurtenissen die het clubleven zichtbaar maken.

Website & nieuws

• Je houdt de belangrijkste communicatie op de website actueel.

• Je publiceert nieuws en belangrijke aankondigingen.

• Je helpt mee aan nieuwsbrieven en andere gerichte communicatie naar leden en ouders.

• Je zorgt ervoor dat praktische informatie gemakkelijk terug te vinden is.

Clubidentiteit

• Je waakt mee over een herkenbare en positieve uitstraling van de club.

• Je zorgt ervoor dat communicatie aansluit bij de waarden en identiteit van de club.

• Je helpt de club zichtbaar te maken voor potentiële nieuwe spelers, ouders, vrijwilligers en sponsors.

• Je geeft sponsors waar relevant de nodige zichtbaarheid in onze communicatie.

Organisatie

Je hoeft niet alles zelf te doen.

Een belangrijk onderdeel van de functie is het organiseren van de communicatie. Je zorgt ervoor dat trainers, teams en andere clubverantwoordelijken weten welke informatie of foto's nodig zijn en wanneer.

Je werkt hiervoor nauw samen met het bestuur en de verschillende verantwoordelijken binnen de club.

Wie zoeken we?

We zoeken iemand die:

• graag schrijft en communiceert;

• feeling heeft voor sociale media;

• creatief is en oog heeft voor aantrekkelijke content;

• zelfstandig kan werken en initiatief neemt;

• georganiseerd is en overzicht kan bewaren;

• vlot kan samenwerken met verschillende mensen binnen de club;

• graag het clubleven in beeld brengt.

Ervaring met sociale media, Canva, fotografie, video of websitebeheer is mooi meegenomen, maar geen absolute vereiste. Enthousiasme, creativiteit en zin om onze club zichtbaar te maken zijn belangrijker.

Wat bieden we?

Je krijgt een zichtbare en creatieve rol binnen de club en de vrijheid om mee vorm te geven aan hoe onze club zich naar buiten toe presenteert.

Je helpt niet alleen informatie verspreiden, maar zorgt ervoor dat de mensen, de sport en het clubleven achter Royal Baudouin zichtbaar worden.

Een ideale functie voor iemand die graag tussen de mensen staat, verhalen ziet en ervoor wil zorgen dat mooie momenten binnen onze club niet onopgemerkt voorbijgaan.